Ein feuchter Fleck an der Decke, Wasser aus einer Leitung: Was in den ersten Stunden passiert, entscheidet oft darüber, ob die Versicherung später zahlt. Wichtig zu wissen: Die Gebäudeversicherung hat nicht der einzelne Eigentümer abgeschlossen, sondern die Eigentümergemeinschaft, vertreten durch die Verwaltung. Die Meldung an den Versicherer läuft deshalb über die Verwaltung. Mieter wenden sich an ihren Vermieter.

Das sollten Sie sofort tun

• Schaden begrenzen: Sperren Sie die Wasserzufuhr ab, soweit das gefahrlos möglich ist.
• Verwaltung informieren: Teilen Sie mit, wo das Wasser austritt, seit wann der Schaden besteht und was Sie bereits unternommen haben.
• Fotos machen: Sie sind für die Schadenmeldung besonders wichtig.
• Aufträge absprechen: Art, Umfang und voraussichtliche Kosten einer Trocknung stimmt die Verwaltung mit dem Versicherer ab. Vergeben Sie größere Aufträge bitte nicht ohne Rücksprache.

Was die Versicherung zahlt und was nicht

Ersetzt werden nur die schadenbedingten Kosten. Zudem muss die Ursache fachgerecht repariert werden, sonst kann der Versicherer die Übernahme ablehnen.

Nicht jede Feuchtigkeit ist ein Versicherungsfall. Ein Beispiel: Verrutscht bei einem leichten Wind ein Dachziegel und dringt Regen in die Dachwohnung ein, liegt kein Sturmschaden vor, denn Versicherer rechnen Sturm in der Regel erst ab Windstärke 8 (etwa 62 km/h). Der Schaden in der Wohnung bleibt dann meist beim Eigentümer. Das Dach selbst muss die Gemeinschaft allerdings zügig instand setzen, darauf hat jeder Eigentümer Anspruch; verzögert sie das pflichtwidrig, kann sie schadenersatzpflichtig werden.

Im Zweifel lohnt sich eine schriftliche Einschätzung des Versicherers.

Nicht jede Verbesserung am Gebäude muss teuer sein. Vor der Heizperiode lohnt es sich, zuerst die Maßnahmen anzugehen, die schnell umsetzbar sind und vergleichsweise wenig kosten. Erst danach stellt sich die Frage nach größeren Investitionen in Fassade oder neue Heiztechnik.

Maßnahmen mit gutem Verhältnis von Aufwand und Nutzen

• Hydraulischer Abgleich: Ohne ihn bekommen manche Heizkörper zu wenig und andere zu viel Heizwasser. Nach dem Abgleich wird jeder Raum gleichmäßig versorgt.
• Hocheffiziente Heizungspumpe: Eine alte, ungeregelte Pumpe arbeitet unabhängig vom tatsächlichen Bedarf. Eine geregelte Pumpe verbraucht deutlich weniger Strom.
• Heizleitungen dämmen: Ungedämmte Rohre in Keller und Technikräumen verlieren unnötig Wärme.
• Oberste Geschossdecke und Kellerdecke dämmen
• Fenster abdichten und Rollladenkästen dämmen

Mit Verstand vorgehen

Jedes Haus ist anders. Am Anfang steht deshalb eine Bestandsaufnahme: Was ist schon gedämmt, was wurde bereits erneuert, was rechnet sich? Dichten Sie Fenster ab, lüften Sie danach bewusst und regelmäßig. Ein dichteres Haus braucht mehr aktiven Luftwechsel, damit die Feuchtigkeit entweichen kann.

Für größere Schritte empfehlen wir die Beratung durch einen qualifizierten Energieberater, der einen Sanierungsfahrplan erstellt. So wissen Sie, in welcher Reihenfolge sich welche Maßnahme lohnt.

In Eigentümergemeinschaften gehören Heizung und Leitungen meist zum Gemeinschaftseigentum. Größere Maßnahmen brauchen deshalb einen Beschluss der Eigentümerversammlung.

Erneuerung von Wasserleitungen, Arbeiten an Balkonen oder Fassade: Wenn die Gemeinschaft das gemeinschaftliche Eigentum instand setzt, müssen Handwerker oft auch in vermietete Wohnungen. Das ist heikel, denn der Mieter hat seinen Vertrag nur mit dem Eigentümer, die Arbeiten aber beauftragt die Gemeinschaft.

Das gilt für Mieter und andere Bewohner

• Duldung und Zutritt: Wer eine Wohnung nutzt, ohne Eigentümer zu sein, muss notwendige Erhaltungsarbeiten dulden und den Handwerkern Zutritt ermöglichen, auch wenn sie von der Gemeinschaft beauftragt wurden.
• Rechtzeitige Ankündigung: Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht. Die Ankündigung sollte so früh kommen, dass sich die Bewohner auf die Arbeiten einstellen können. Fehlt sie, lässt sich die Duldung nicht durchsetzen. Sinnvoll sind Angaben zu Art und Umfang der Arbeiten sowie zu Beginn und voraussichtlicher Dauer.
• Alle Bewohner: Die Ankündigung sollte alle erreichen, die in der Wohnung leben.
• Dulden heißt zulassen: Das Gesetz verpflichtet zum Dulden der Arbeiten. Eine Pflicht zur eigenen Mitarbeit, etwa Möbel ausräumen oder hinterher reinigen, ist darin nicht geregelt. Eine frühzeitige Absprache hilft allen.

Tipp für Vermieter

Nennen Sie der Verwaltung rechtzeitig alle Personen, die in Ihrer vermieteten Wohnung leben, und geben Sie Ankündigungen sofort an Ihre Mieter weiter. So vermeiden Sie Verzögerungen und Mehrkosten durch Handwerker, die unverrichteter Dinge abziehen müssen.

Entstehen Mietern durch die Arbeiten Kosten oder Schäden, können Ersatzansprüche in Betracht kommen.

Eigentümerversammlungen, die ausschließlich im Internet stattfinden, sind seit Oktober 2024 gesetzlich erlaubt. Sie kommen aber nicht von allein: Die Eigentümer müssen es ausdrücklich beschließen.

Die wichtigsten Regeln

• Beschluss vorab: Nötig sind mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen zählen dabei nicht mit. Ohne diesen Beschluss darf die Verwaltung nicht rein virtuell einladen.
• Befristung: Der Beschluss gilt höchstens drei Jahre ab dem Tag der Beschlussfassung. Danach muss neu entschieden werden.
• Gleiche Rechte: Teilnahme und Rechteausübung müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Auch eine Vertretung per Vollmacht bleibt möglich. Vollmachten sollten der Verwaltung dafür vorab vorliegen.
• Sie bestimmen das Format: Die Eigentümer können festlegen, dass Versammlungen stets online stattfinden oder nur online stattfinden können.

Übergangsregel bis Ende 2028

Beschließen die Eigentümer die virtuelle Versammlung vor dem 1. Januar 2028, muss bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden. Darauf können die Eigentümer nur durch einstimmigen Beschluss verzichten.

Wer am gemeinschaftlichen Eigentum etwas baulich verändern möchte, braucht dafür einen Beschluss der Eigentümerversammlung. Für einige Maßnahmen hat jeder einzelne Eigentümer aber einen Anspruch darauf, dass die Gemeinschaft sie zulässt. Der Gesetzgeber nennt sie privilegiert.

Für diese Maßnahmen besteht ein Anspruch

• Barrierefreiheit, also Veränderungen, die Menschen mit Behinderungen den Gebrauch erleichtern
• Lademöglichkeit für Elektrofahrzeuge, zum Beispiel eine Wallbox
• Einbruchschutz
• Glasfaseranschluss bis in die Wohnung
• Steckersolargeräte (Balkonkraftwerke), seit Oktober 2024

Die Maßnahme muss angemessen sein. Der Anspruch gilt für das „Ob“. Das „Wie“, etwa Materialien oder Kabelführung, legt die Gemeinschaft fest. Bei einer Wallbox sollten Sie Ihr Fahrzeug an dieser Stelle auch abstellen dürfen, zum Beispiel auf einem eigenen Stellplatz. Wollen mehrere Eigentümer laden, lohnt sich eine gemeinsame Lösung, etwa mit einem Lastmanagement.

Wer trägt die Kosten?

Wer eine solche Maßnahme verlangt oder gestattet bekommt, zahlt sie selbst, darf sie dafür aber auch allein nutzen. Möchte später ein weiterer Eigentümer mitnutzen, zahlt er dafür einen angemessenen Ausgleich.

Beschließt die Gemeinschaft eine Maßnahme für alle, tragen die Kosten alle Eigentümer nach ihren Anteilen. Das gilt bei einer qualifizierten Mehrheit – mehr als zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und die Hälfte aller Miteigentumsanteile –, sofern die Kosten nicht unverhältnismäßig hoch sind. In anderen Fällen zahlen nur die Eigentümer, die zugestimmt haben.

Mieter

Auch Mieter können vom Vermieter verlangen, dass er Maßnahmen für Barrierefreiheit, eine Lademöglichkeit, Einbruchschutz oder ein Steckersolargerät erlaubt, sofern ihm das zumutbar ist. Bei einer Eigentumswohnung muss der Vermieter dafür zunächst die Gemeinschaft fragen.

Für die Betriebskostenabrechnung gilt eine feste Frist: Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Welcher Zeitraum gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag – das muss nicht das Kalenderjahr sein. Wer zu spät abrechnet, kann in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen.

Zwei Beispiele

• Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2025: Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein.
• Abrechnungszeitraum 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026: Die Abrechnung muss bis zum 30. Juni 2027 beim Mieter sein.

Das muss eine Abrechnung mindestens enthalten

• die Gesamtkosten je Kostenart, also den Betrag, den Sie auf die Mieter des Hauses umlegen
• den Verteilerschlüssel (zum Beispiel Wohnfläche oder Personenzahl) mit kurzer Erläuterung
• den Anteil des einzelnen Mieters
• den Abzug der Vorauszahlungen und daraus das Ergebnis, also Nachzahlung oder Guthaben

Die Abrechnung muss für den Mieter gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar sein. Der Schlüssel sollte zu dem passen, was im Mietvertrag vereinbart ist. Sind diese vier Punkte erfüllt, ist die Frist gewahrt. Inhaltliche Fehler lassen sich dann auch später noch berichtigen, allerdings nicht zulasten des Mieters über den ursprünglich geforderten Betrag hinaus.

Die Fristen im Überblick

• Vermieter: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Das gilt auch für Eigentumswohnungen. Auf den Beschluss der Eigentümergemeinschaft über die Jahresabrechnung müssen Sie nicht warten.
• Mieter: Einwendungen sind bis zum Ende des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung möglich. Geht die Abrechnung zum Beispiel im März 2026 zu, läuft die Frist bis Ende März 2027.

Belegeinsicht

Mieter dürfen die Rechnungen einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Verweigern Sie das zu Unrecht, muss der Mieter die Nachzahlung vorerst nicht leisten. Halten Sie die Belege deshalb geordnet bereit. Nennen Sie in der Abrechnung einen konkreten Zahlungstermin.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Vermieter von Wohnungen, obwohl die Wohnungsmiete selbst umsatzsteuerfrei ist: Handwerker und Dienstleister müssen ihnen als Unternehmern E-Rechnungen ausstellen, und die Vermieter müssen sie annehmen können. Das betrifft zum Beispiel Rechnungen von Handwerkern, Dienstleistern oder Versorgern.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem vorgeschriebenen, strukturierten Format, die Programme automatisch auslesen können. Üblich sind zwei Formate:

• XRechnung: eine reine Datendatei im XML-Format, ohne Bilddarstellung
• ZUGFeRD: eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten

Ein gewöhnliches PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Was heißt das praktisch?

• Sie brauchen eine E-Mail-Adresse, über die Rechnungen eintreffen. Ein besonderes Postfach ist nicht nötig. Der Absender braucht auch keine Zustimmung von Ihnen, um das neue Format zu nutzen.
• Sie benötigen ein Programm, das die Datei anzeigt. Kostenlose Anzeigeprogramme gibt es. Auch gängige PDF-Programme zeigen ZUGFeRD-Rechnungen an.
• Bewahren Sie die E-Rechnung elektronisch und unveränderbar auf. Ausdrucken und die Datei löschen genügt nicht. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach den Aufbewahrungsfristen.

Und wenn Sie selbst Rechnungen stellen?

Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie einfaches PDF noch erlaubt. Bis Ende 2027 gilt das nur, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Rechnungen bis 250 Euro und an Privatpersonen sind ausgenommen.